Wstępujcie do świata liczb, bo tu są
bogowie.
Heraklit z Efezu
Zera są jajkami znoszonymi przez inne
cyfry.
Ramon Gomez de la Serna

To część wniosku, w której umieszczamy dane z biznesplanu
lub studium wykonalności, a jeśli te załączniki nie
dotyczą projektu, to jednak musimy tu wymienić i uszeregować
wszystkie koszty oraz źródła finansowania realizacji
projektu.
Budżet to najważniejsza część projektu. To od niego zależy,
jak dobrze i rzetelnie będzie zrealizowany projekt, dlatego
też musi być bardzo dokładnie skalkulowany.
Wszystkie koszty muszą być związane z realizacją przedsięwzięcia
i uzasadnione merytorycznie w całym projekcie. Powinien być tworzony jako ostatni, w momencie kiedy
wszystkie działania i ich ilość jest już znana. Powinien
zawierać realne, rynkowe ceny. Zanim usiądziemy do pisania
budżetu, powinniśmy znać:
• ramy czasowe budżetu (budżet roczny, kwartalny,
miesięczny),
• format budżetu (grupy kosztów, wybór arkusza kalkulacyjnego),
• dane finansowe z ubiegłych lat,
• przewidywane zmiany w prawie finansowym,
• prognozy dotyczące inflacji,
• sposoby kalkulacji nowych usług, programów, produktów.
Budżet projektu jest planem wykorzystania środków i pozwala
na monitorowanie przebiegu projektu. Budżet stanowi
podsumowanie całego projektu.
W przypadku aplikacji projektowej budżet rozumiany jest
jako zestawienie wszystkich kosztów kwalifikowalnych,
jakie mają być poniesione w trakcie realizacji projektu.
Należy zwrócić uwagę, że choć kwoty podawane w budżecie
są wartościami szacunkowymi, określają one jednak
maksymalny poziom wydatków, jakie mogą być poniesione
w danych kategoriach. Innymi słowy, jakiekolwiek wydatki
przekraczające podane i zatwierdzone kwoty nie
mogą być finansowane z dotacji.

Oceniający budżet uzyskuje informacje na temat zaangażowania
środków własnych i innych w realizację projektu
oraz tego, jakie są oczekiwania względem wsparcia finansowego,
które działania wymagać będą wsparcia zewnętrznych
ekspertów, które przeprowadzone zostaną we
własnym zakresie. Istotne jest także to, na ile budżet jest
adekwatny do opisanych wcześniej w aplikacji działań
oraz to, czy wszystkie zostały uwzględnione.
Budżet projektu powinien odpowiadać następującym założeniom:
• musi być adekwatny do planowanych działań (ani zawyżony,
ani zaniżony), podane stawki powinny odpowiadać
ogólnie przyjętym wartościom rynkowym;
• powinien być czytelny i jasny (każda kategoria budżetowa
powinna zawierać informację o jednostce kalkulacji,
np. szt., godz., osobodzień, miesiąc, kilometr,
impuls; liczbie jednostek niezbędnej dla zrealizowania
zadania, np. 200 szt., 30 osobodni itp.; koszt jednostkowy,
źródła finansowania, np. własne, partnera,
sponsora, z pożyczki, opłaty wnoszone przez beneficjentów);
• musi się wpisywać w założenia polityki finansowej instytucji
aplikującej;
• musi odpowiadać warunkom określonym w dokumentach
programowych, szczególnie w następujących
kwestiach:
• wielkości wkładu własnego,
• terminów płatności,
• kwalifikowalności kosztów,
• maksymalnego poziomu kosztów administracyjnych,
• ograniczeń w odniesieniu do niektórych pozycji
kosztowych (np. stawki diet, ograniczenia dotyczące wydatków na sprzęt i nieruchomości),
• dopuszczalności wkładu rzeczowego.
Zasady formalne księgowości czy programów pomocowych
wymagają budżetów w ujęciu kosztów według rodzaju.
Warto opracowywać również budżet w ujęciu kosztów
poszczególnych zadań, tzw. budżet zadaniowy, gdyż
umożliwia on łatwiejsze zarządzanie środkami przeznaczonymi
na projekt. W trakcie realizacji projektu na bieżąco
kontrolujemy posiadane środki i wydatki, pilnując,
aby nie nastąpiło przekroczenie wydatków w poszczególnych
pozycjach.
W budżecie ujmujemy koszty:
• osobowe (koordynatorzy, eksperci, trenerzy);
• rzeczowe (zakupy towarów i usług);
• administracyjne (koszty ogólne: czynsz, telefony, materiały
biurowe); często też określane kosztami pośrednimi
i niekiedy ustalane jako procent od kosztów
całkowitych projektu.
Forma przedstawienia budżetu zależna jest od programu,
w ramach którego ubiegamy się o dofinansowanie. Informacje
na ten temat można znaleźć w wytycznych dla
wnioskodawców.
Na temat kosztów kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych
można napisać oddzielną książkę. Dlatego radzę posługiwać
się wytycznymi podanymi przy ogłoszeniu o konkursie do danego działania czy poddziałania.

Wydatki kwalifikowalne — to część wydatków, o których
refundację można się starać po zakończeniu inwestycji
lub wydzielonego jej etapu (zgodnie z umową o dofinansowanie).
Nie wszystkie wydatki mogą zostać objęte
wsparciem. Zakres różni się w zależności od programu, z
którego korzystamy i konkretnego działania. Katalog wydatków
zawarty jest w wytycznych dotyczących kwalifikowania
wydatków, dołączonych do każdego programu (np.
„Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach
Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007–
2013”). Jeśli wydatek nie jest kwalifikowalny, to musi być
w całości poniesiony przez Beneficjenta. Kryteria dotyczące
kwalifikowalności wydatków są określone w:
• Rozporządzeniu Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11
lipca 2006 r. ustanawiającym przepisy ogólne dotyczące
Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego,
Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu
Spójności i uchylającym rozporządzenie (WE)
nr 1260/1999, rozporządzeniu (WE) nr 1081/2006
Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006
r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
i uchylającym rozporządzenie (WE) nr
1784/1999, Rozporządzeniu Komisji (WE) nr
1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiającym
szczegółowe zasady wykonania.
• Rozporządzeniu Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającym
przepisy ogólne dotyczące Europejskiego
Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego
Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności,
• Rozporządzeniu (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego
i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego, Krajowych wytycznych
dotyczących kwalifikowania wydatków w ramach
funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w
okresie programowania 2007–2013 Ministra Rozwoju
regionalnego z 30 lipca 2007 r.
• Zakres wydatków kwalifikowalnych został doprecyzowany
przez IZ RPO w Wytycznych w sprawie kwalifikowalności
wydatków w ramach każdego Regionalnego
Programu Operacyjnego na lata 2007–2013.
Najczęściej zapominane i niedoszacowane koszty:
• pozapłacowe koszty personelu,
• koszty remontów, konserwacji i napraw,
• koszty ubezpieczeń,
• koszty obowiązkowych opłat i podatków,
• koszty promocji,
• rezerwa finansowa.
Omawiając zagadnienie kwalifikowalności, należy przede
wszystkim odróżnić pojęcia kwalifikowalności projektów i
kwalifikowalności wydatków poniesionych w ramach realizacji
projektów.
W ramach określania kwalifikowalności wydatków, ponoszonych
w projektach, wyodrębnia się ich dwa rodzaje:
• wydatki, które zostaną zrefundowane ze środków
unijnych (wydatki kwalifikowalne),
• wydatki, które nie zostaną zrefundowane (wydatki
niekwalifikowalne).
Projekt współfinansowany ze środków funduszy strukturalnych
jest kwalifikowalny, jeśli spełnia następujące warunki
ogólne:
• jest zgodny z politykami wspólnotowymi (m.in.: w zakresie:
konkurencji, innowacyjności, udzielania zamówień
publicznych, ochrony i poprawy stanu środowiska
naturalnego, równego traktowania kobiet i
mężczyzn);
• jest zgodny z wymogami i obszarami wsparcia odpowiednich
funduszy strukturalnych tj.:
• na podstawie rozporządzenia 1080/2006 w sprawie
Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego,
• na podstawie rozporządzenia 1081/2006 w sprawie
Europejskiego Funduszu Społecznego
• na podstawie rozporządzenia Nr 1084/2006 w
sprawie Funduszu Spójności,
• jest spójny z zatwierdzonym Programem Operacyjnym
i spełnia szczegółowe kryteria określone dla danego
działania w Programie Operacyjnym.
Wydatek jest kwalifikowalny, jeżeli:
• został poniesiony w ramach projektu realizowanego z
odpowiedniego funduszu strukturalnego;
• jest niezbędny dla realizacji projektu;
• jest racjonalny;
• jest rzetelnie udokumentowany i możliwy do zweryfikowania;
• jest spójny z obowiązującymi przepisami.
Należy pamiętać, że tylko wydatki faktycznie poniesione i
udokumentowane mogą zostać uznane za koszt kwalifikujący
się do refundacji.
Państwo członkowskie ustala zasady kwalifikowania środków
na podstawie przepisów krajowych. Jedynie dla ograniczonej
liczby dziedzin, takich jak VAT, przychód czy pomoc
techniczna, w dalszym ciągu będą obowiązywać przepisy
prawa wspólnotowego.
W projektach europejskich obowiązuje kilka ogólnych
kryteriów dopuszczalności kosztów. Zgodnie z nimi koszty
kwalifikowalne powinny:
• być wymienione w dokumentacji konkursu propozycji
danego projektu,
• być konieczne w celu realizacji projektu,
• spełniać wymogi dobrego zarządzania finansami, co
jest jednoznaczne z uzyskaniem wysokiej jakości za
daną cenę,
• zostać poniesione w trakcie realizacji projektu, po
podpisaniu kontraktu,
• zostać faktycznie poniesione, czyli muszą być wykazane
w dokumentacji księgowej realizatorów projektu
oraz możliwe do weryfikacji.
Koszty kwalifikowalne na potrzeby budżetu dzielone są
na:
• kwalifikowalne koszty bezpośrednie,
• kwalifikowalne koszty pośrednie (inaczej koszty ogólne).
Kwalifikowalne koszty pośrednie to inaczej koszty ogólne
rozkładające się na wszystkie czynności realizowane w ramach
projektu. Są one najczęściej utożsamiane z wydatkami
na administrowanie projektem. Koszty pośrednie
doliczane są w formie procentowego narzutu na ogół wydatków.
Należy określić poziom kosztów pośrednich w ramach
projektu. Koszty pośrednie stanowią tę część kosztów Beneficjenta,
która nie może zostać bezpośrednio przyporządkowana
do konkretnego zadania w ramach realizowanego
projektu. Wartość kosztów pośrednich jest ograniczona
następującymi limitami:
• do 20% bezpośrednich kosztów projektu — w przypadku
projektów o wartości do 2 mln zł;
• do 15% bezpośrednich kosztów projektu — w przypadku
projektów o wartości od 2 do 5 mln zł włącznie;
• do 10% bezpośrednich kosztów projektu — w przypadku
projektów o wartości powyżej 5 mln zł.
Właściwy limit procentowy jest określany przez projektodawcę
na etapie konstruowania budżetu projektu na podstawie
rzeczywistych kosztów pośrednich danego projektodawcy,
a wskazane limity są jedynie górną granicą poziomu
kosztów, która nie może zostać przekroczona. W
ramach kosztów pośrednich należy również wyodrębnić
kwotę, która zostanie wydatkowana w ramach kosztów
pośrednich z uwzględnieniem zasady cross-financingu.
Uzasadnienie dla tych wydatków powinno również znaleźć
się w części „Uzasadnienie dla cross-financingu” w
projekcie, łącznie z uzasadnieniem poszczególnych wydatków
poniesionych zgodnie z zasadą cross-financingu
w ramach kosztów bezpośrednich. Poziom procentowy
kosztów pośrednich jest wyliczany automatycznie jako
stosunek wskazanej kwoty kosztów pośrednich do kosztów
bezpośrednich projektu.
Jako generalną zasadę przyjmuje się, iż projekt współfinansowany
z funduszy strukturalnych lub Funduszu.
Spójności musi być realizowany w granicach administracyjnych
obszaru objętego programowaniem, w ramach
którego jest realizowany.
Ocena kwalifikowalności wydatku polega na analizie
zgodności jego poniesienia z obowiązującymi przepisami.
Oceny takiej dokonuje się zarówno na etapie wyboru
wniosku, jak i podczas jego realizacji.
Niżej wymienione przykładowo rodzaje wydatków kwalifikują
się do współfinansowania z funduszy strukturalnych
oraz Funduszu Spójności, o ile ich poniesienie jest
niezbędne do przygotowania bądź realizacji projektu oraz
nie są zakazane na mocy obowiązujących przepisów prawa
wspólnotowego bądź krajowego:
• koszty otwarcia i prowadzenia odrębnego rachunku
bankowego dla celów realizacji projektu oraz opłaty
pobierane od dokonywanych transakcji finansowych,
których dokonanie jest niezbędne dla realizacji projektu;
• koszty porad prawnych, opłaty notarialne, koszty doradztwa
udzielonego przez ekspertów finansowych
lub technicznych;
• koszty audytu i koszty księgowości;
• koszty obsługi instrumentów zabezpieczających realizację
umowy o dofinansowanie.
Wydatek na zakup środków trwałych, które będą na stałe zainstalowane w ramach projektu, będzie wydatkiem
kwalifikowalnym pod warunkiem, że środki te będą włączone
w rejestr środków trwałych podmiotu odpowiedzialnego
za realizację oraz wydatek ten będzie traktowany
jako wydatek inwestycyjny zgodnie z zasadami rachunkowości.
Podatek od towarów i usług (VAT) może być uznany za
wydatek kwalifikowalny tylko wtedy, gdy został rzeczywiście
i ostatecznie poniesiony przez Beneficjenta oraz Beneficjent
nie ma prawnej możliwości odzyskania podatku
VAT.
Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków:
• krajowe wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków
w ramach funduszy i Funduszu Spójności w
okresie programowania 2007–2013,
• wytyczne IZ (Instytucji Zarządzającej) poszczególnymi
PO (Programami Operacyjnymi).
Podstawowe elementy oceny kwalifikowalności wydatku
na etapie wyboru wniosków o dofinansowanie projektów:
• zgodność wydatków z postanowieniami Programu
Operacyjnego,
• wydatek niezbędny do realizacji projektu,
• wydatek efektywny,
• wydatek zgodny z kategoriami wydatków zapisanymi
w umowie dofinansowania projektu.
Horyzont czasowy kwalifikowalności:
• Pod pojęciem okresu kwalifikowania wydatków należy
rozumieć okres, w którym mogą być ponoszone
wydatki kwalifikowalne.
Ostateczny okres kwalifikowania wydatków dla danego
projektu zostanie określony w umowie o dofinansowanie
zawieranej z Beneficjentem, która określi zarówno początkową,
jak i końcową datę kwalifikowania wydatków
dla projektu. Początkową datą kwalifikowania wydatków
może być 1 stycznia 2007 r., również w przypadku, gdy
wniosek o dofinansowanie będzie złożony w późniejszym
terminie, z zastrzeżeniem szczególnych zasad, które mogą
obowiązywać w przypadku pomocy publicznej. Końcowa
data kwalifikowania wydatku będzie mogła zostać zmieniona
w uzasadnionym przypadku, na pisemny wniosek
Beneficjenta, za zgodą instytucji stanowiącej stronę umowy
o dofinansowanie, w formie aneksu do umowy o dofinansowanie
z Beneficjentem — jednak w żadnym wypadku
końcowa data kwalifikowania wydatków dla projektu
nie będzie mogła przekraczać 31 grudnia 2015 r.
W związku z postanowieniami artykułu 57 Rozporządzenia
Rady nr 1083/2006 każdy projekt współfinansowany
ze środków funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności
musi zachować trwałość przez okres 5 lat od daty
przekazania Beneficjentowi płatności końcowej.

Fragment e-booka "Skuteczny wniosek, czyli jak wydoic unijna krowę"